← owncargo.com

Regulamin świadczenia usług OwnCargo

Wersja 1.2 · Data wejścia w życie: 10.07.2026

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi OwnCargo — systemu zarządzania transportem (TMS) udostępnianego w modelu SaaS pod adresem owncargo.com oraz w subdomenach *.owncargo.com.
  2. Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  3. Usługodawcą jest: [PEŁNA NAZWA FIRMY], [ADRES SIEDZIBY], NIP: [NIP], [KRS / wpis do CEIDG], e-mail: [ADRES E-MAIL KONTAKTOWY] (dalej: Usługodawca).
  4. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców (B2B) zawierających Umowę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, gdy Umowa ma dla nich charakter zawodowy (branża transportowa, spedycyjna i logistyczna). Usługodawca nie świadczy Usługi na rzecz konsumentów ani przedsiębiorców, dla których Umowa nie ma charakteru zawodowego.

§2. Definicje

  • Usługa — udostępnienie Klientowi dedykowanej instancji systemu OwnCargo TMS wraz z modułami opisanymi w §3, w modelu subskrypcyjnym.
  • Klient — przedsiębiorca, który zawarł Umowę z Usługodawcą.
  • Instancja — wydzielone środowisko systemu Klienta, dostępne pod adresem twoja-firma.owncargo.com, z odrębną bazą danych.
  • Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Instancji z upoważnienia Klienta (np. pracownik, spedytor, księgowy, kierowca).
  • Panel Klienta — panel zarządzania kontem, subskrypcją i Instancją, dostępny pod adresem owncargo.com.
  • Umowa — umowa o świadczenie Usługi zawarta na zasadach opisanych w §5.
  • Cennik — aktualny wykaz opłat dostępny w Panelu Klienta / na stronie owncargo.com.

§3. Rodzaj i zakres Usługi

  1. W ramach Usługi Usługodawca udostępnia Instancję obejmującą w szczególności moduły: zlecenia transportowe, kontrahenci (CRM) z weryfikacją VIES i Białą Listą VAT, flota, fakturowanie (w tym przygotowanie do KSeF), rozliczenia i windykacja, poczta e-mail, powiadomienia operacyjne, statystyki, asystent AI, konta użytkowników z uprawnieniami, aplikacja mobilna dla kierowców i spedytorów.
  2. Zakres modułów dostępnych dla Klienta zależy od wybranego planu subskrypcji zgodnie z Cennikiem.
  3. Usługodawca może rozwijać, zmieniać i ulepszać funkcje Usługi, o ile nie prowadzi to do istotnego ograniczenia jej zasadniczej funkcjonalności w trakcie opłaconego okresu.
  4. Integracje z rejestrami i usługami publicznymi (VIES, Biała Lista VAT, NBP, KSeF) zależą od dostępności tych usług po stronie ich operatorów; Usługodawca nie odpowiada za ich przerwy i zmiany.
  5. Jeżeli Klient skonfiguruje w Instancji własne klucze API usług zewnętrznych (np. asystent AI — OpenRouter, Google Maps/Places, kopie zapasowe na własny Google Drive), korzysta z tych usług na podstawie odrębnych umów z ich dostawcami i sam decyduje o przekazywaniu do nich danych.

§4. Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Usługi wymagane są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna wersja przeglądarki (Chrome, Firefox, Safari lub Edge) z obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres e-mail.
  2. Aplikacja mobilna wymaga urządzenia z systemem Android 8+ / iOS 15+.

§5. Rejestracja i zawarcie Umowy

  1. Rejestracja następuje przez wypełnienie formularza rejestracyjnego, obejmującego w szczególności: firmowy adres e-mail, nazwę firmy, NIP/VAT UE, wybraną subdomenę i hasło, a opcjonalnie numer telefonu oraz kod polecający, zaakceptowanie Regulaminu i Polityki Prywatności oraz przesłanie formularza.
  2. Przesyłając formularz Klient oświadcza, że: (a) jest przedsiębiorcą, a Umowa ma dla niego charakter zawodowy, wynikający w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej, (b) podane dane są prawdziwe, (c) rejestracji dokonuje osoba umocowana do zaciągania zobowiązań w imieniu Klienta. Usługodawca może uzależnić aktywację od weryfikacji tych oświadczeń; jeśli oświadczenie z lit. (a) okaże się nieprawdziwe, Usługodawca może wypowiedzieć Umowę w trybie §13 ust. 3.
  3. Dla planów z bezpłatnym okresem próbnym Umowa zostaje zawarta, a Instancja aktywowana, z chwilą przesłania kompletnego formularza. Dla planów płatnych Umowa zostaje zawarta z chwilą aktywacji konta przez Usługodawcę po pozytywnej weryfikacji Klienta; do tego czasu konto ma status oczekujący. Usługodawca może odmówić zawarcia Umowy bez podania przyczyny, informując o tym Klienta w terminie 7 dni roboczych od rejestracji; wpłaty dokonane przed odmową podlegają niezwłocznemu zwrotowi.
  4. Zakazane jest dostarczanie przez Klienta i Użytkowników treści o charakterze bezprawnym.

§6. Okres próbny

  1. Nowym Klientom przysługuje — jednokrotnie na przedsiębiorcę (NIP) — bezpłatny okres próbny wynoszący 30 dni od aktywacji Instancji (długość może być inna, jeśli wynika z indywidualnej oferty lub kodu promocyjnego; aktualna długość okresu próbnego jest każdorazowo wskazywana na stronie rejestracji).
  2. Po upływie okresu próbnego dostęp do Instancji zostaje ograniczony do czasu opłacenia subskrypcji. Dane Klienta są przechowywane przez okres wskazany w §13 ust. 4, umożliwiając kontynuację po opłaceniu.
  3. Okres próbny nie zobowiązuje do zakupu subskrypcji.

§7. Opłaty i płatności

  1. Wysokość opłat określa Cennik. Opłaty są rozliczane w cyklu miesięcznym i mają charakter modułowy (m.in. opłata za użytkownika, pakiety zleceń, przestrzeń dyskową, integracje). Waluta rozliczenia: EUR lub PLN (zgodnie z Cennikiem).
  2. Płatności dokonywane są na podstawie faktury wystawianej przez Usługodawcę, w terminie 14 dni od wystawienia, przelewem na rachunek wskazany na fakturze.
  3. Rozszerzenie zakresu Usługi (dodatkowi użytkownicy, moduły, pakiety) w trakcie okresu rozliczeniowego jest aktywowane na bieżąco i rozliczane proporcjonalnie do końca bieżącego okresu rozliczeniowego; ograniczenie zakresu obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego.
  4. Brak zapłaty w terminie uprawnia Usługodawcę — po bezskutecznym wezwaniu z dodatkowym terminem nie krótszym niż 7 dni — do zawieszenia dostępu do Instancji do czasu uregulowania zaległości. W okresie zawieszenia spowodowanego zwłoką Klienta lub naruszeniem §8 opłaty abonamentowe naliczane są nadal.
  5. Zmiana Cennika nie dotyczy opłaconego już okresu rozliczeniowego; o zmianie Cennika Usługodawca informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni.
  6. Program partnerski (kody polecające, punkty, zniżki) działa na zasadach opisanych w Panelu Klienta; punkty i zniżki nie podlegają wymianie na gotówkę.

§8. Zasady korzystania z Usługi

  1. Klient odpowiada za działania Użytkowników jak za własne oraz za zachowanie poufności danych logowania.
  2. Zakazane jest w szczególności: (a) podejmowanie prób nieautoryzowanego dostępu do systemu, innych Instancji lub infrastruktury, (b) działania zakłócające pracę Usługi (w tym automatyczne odpytywanie poza udostępnionym API ponad rozsądne limity), (c) wykorzystywanie Usługi do wysyłki niezamówionych informacji handlowych, (d) udostępnianie dostępu podmiotom trzecim poza Użytkownikami Klienta.
  3. Usługodawca stosuje mechanizmy bezpieczeństwa (m.in. limity zapytań, automatyczne blokowanie adresów IP wykazujących wrogą aktywność); ich uruchomienie wobec ruchu naruszającego Regulamin nie stanowi nienależytego wykonania Umowy.
  4. Usługodawca może zawiesić dostęp do Instancji w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, po uprzednim wezwaniu do zaniechania naruszeń, chyba że naruszenie zagraża bezpieczeństwu systemu lub innych Klientów — wtedy niezwłocznie, z równoczesnym powiadomieniem.

§9. Dostępność, utrzymanie i kopie zapasowe

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Usługa była dostępna w trybie ciągłym, i informuje o planowanych pracach serwisowych z wyprzedzeniem 24 h.
  2. Usługodawca wykonuje codzienne kopie zapasowe baz danych; kopie są przechowywane przez 7 dni (lokalnie oraz — w postaci zaszyfrowanej — w zewnętrznej lokalizacji zapasowej).
  3. Kopie zapasowe służą odtworzeniu systemu po awarii i nie zastępują eksportu danych przez Klienta. Klient może w każdym czasie eksportować swoje dane; na wniosek Klienta Usługodawca udostępni eksport danych podstawowych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (CSV lub JSON) wraz z przekazanymi plikami/dokumentami.
  4. Przywrócenie danych z kopii na indywidualne zlecenie Klienta (np. po omyłkowym usunięciu danych przez Użytkownika) może być usługą dodatkowo płatną zgodnie z Cennikiem.

§10. Dane Klienta i powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. Wszystkie dane wprowadzone do Instancji (dane kontrahentów, kierowców, Użytkowników, zleceń, faktur, korespondencji itd. — dalej Dane Klienta) pozostają wyłączną dyspozycją Klienta; Usługodawca nie nabywa do nich żadnych praw poza zakresem niezbędnym do świadczenia Usługi.
  2. W zakresie, w jakim Dane Klienta zawierają dane osobowe, ich administratorem jest Klient, a Usługodawca przetwarza je wyłącznie w imieniu i na udokumentowane polecenie Klienta jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania; za udokumentowane polecenie Klienta uważa się Umowę oraz działania podejmowane w Instancji przez Użytkowników.
  3. Przedmiot i charakter przetwarzania: hosting, przechowywanie, wyświetlanie, kopie zapasowe i inne operacje niezbędne do świadczenia Usługi. Czas: okres obowiązywania Umowy oraz okres, o którym mowa w §13 ust. 4. Kategorie osób: kontrahenci Klienta i ich personel, kierowcy, pracownicy i współpracownicy Klienta. Rodzaje danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dotyczące zleceń i rozliczeń, korespondencja, dokumenty.
  4. Usługodawca zobowiązuje się: (a) przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta — także w odniesieniu do przekazań do państw trzecich, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada prawo Unii lub państwa członkowskiego, (b) zapewnić środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka zgodnie z art. 32 RODO (m.in. szyfrowanie transmisji TLS, separacja baz danych per Klient, kontrola dostępu, kopie zapasowe), (c) zobowiązać do poufności osoby upoważnione do przetwarzania, (d) pomagać Klientowi — poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne — w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw z rozdziału III RODO, (e) pomagać Klientowi w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO, (f) po zakończeniu świadczenia Usługi usunąć Dane Klienta zgodnie z §13 ust. 4 (chyba że prawo Unii lub państwa członkowskiego nakazuje ich dalsze przechowywanie), (g) udostępniać Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwiać audyty i inspekcje na zasadach uzgodnionych z Klientem, z zachowaniem poufności i bezpieczeństwa pozostałych klientów.
  5. Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie z następujących podprocesorów: Hetzner Online GmbH (Niemcy — infrastruktura serwerowa, dane w EOG), OVHcloud (UE — domeny/DNS), Brevo SAS (Francja — transakcyjne wiadomości e-mail), Google (przechowywanie szyfrowanych kopii zapasowych — Google Drive). W zakresie, w jakim podprocesor przetwarza dane poza EOG (Google LLC, USA), podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej ws. EU-U.S. Data Privacy Framework, a pomocniczo standardowe klauzule umowne (art. 46 RODO); Klient wyraża zgodę na takie przekazanie jako element polecenia przetwarzania. O zamiarze zmiany podprocesorów Usługodawca informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem; sprzeciw Klienta uprawnia go do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem na dzień planowanej zmiany.
  6. Usługodawca zgłasza Klientowi naruszenia ochrony Danych Klienta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia.

§11. Poufność

  1. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności informacji poufnych drugiej strony uzyskanych w związku z Umową — w szczególności Danych Klienta (w tym stawek, bazy kontrahentów i wolumenów), warunków indywidualnych ofert oraz nieujawnionych publicznie informacji o systemie OwnCargo — i do niewykorzystywania ich w celach innych niż wykonanie Umowy.
  2. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji: publicznie dostępnych bez naruszenia Umowy, uzyskanych zgodnie z prawem od osób trzecich, których ujawnienia wymaga prawo lub uprawniony organ.
  3. Obowiązek poufności trwa w czasie obowiązywania Umowy oraz przez 3 lata po jej zakończeniu.

§12. Własność intelektualna i licencja

  1. System OwnCargo, jego kod, interfejs i dokumentacja stanowią własność intelektualną Usługodawcy.
  2. Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Usługi w okresie obowiązywania Umowy, wyłącznie na potrzeby własnej działalności, na następujących polach eksploatacji: (a) uzyskiwanie dostępu do Usługi i jej wyświetlanie w przeglądarce internetowej, (b) trwałe lub tymczasowe zwielokrotnianie aplikacji mobilnej w pamięci urządzeń Użytkowników w liczbie wynikającej z planu subskrypcji, w zakresie niezbędnym do korzystania z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem.
  3. Zakazane są dekompilacja, inżynieria wsteczna oraz odsprzedaż dostępu do Usługi, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§13. Okres obowiązywania i rozwiązanie Umowy

  1. Umowa jest zawierana na czas nieokreślony z miesięcznym okresem rozliczeniowym.
  2. Klient może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego (z Panelu Klienta lub e-mailem na adres z §1 ust. 3).
  3. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a bez zachowania tego okresu — w przypadkach z §8 ust. 4 (rażące naruszenia), nieprawdziwości oświadczenia z §5 ust. 2 lit. (a) lub zwłoki w płatności przekraczającej 30 dni mimo wezwania.
  4. Po rozwiązaniu Umowy Usługodawca utrzymuje Dane Klienta przez 30 dni w celu umożliwienia ich eksportu (§9 ust. 3), a następnie trwale usuwa Instancję wraz z bazą danych; kopie zapasowe zawierające Dane Klienta wygasają w cyklu retencji (7 dni od usunięcia).
  5. Przepisy prawa mogą nakładać na Usługodawcę obowiązek dłuższego przechowywania wybranych danych (np. rozliczeniowych) — w tym zakresie ust. 4 nie ma zastosowania.

§14. Odpowiedzialność i siła wyższa

  1. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do kwoty opłat zapłaconych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie szkodowe; wyłącza się odpowiedzialność za utracone korzyści.
  2. Ograniczenia nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie.
  3. Usługodawca nie odpowiada za: (a) skutki udostępnienia danych logowania przez Klienta lub Użytkowników osobom nieuprawnionym, (b) treść i zgodność z prawem Danych Klienta, (c) niewykonanie Umowy wskutek siły wyższej.
  4. Siła wyższa oznacza zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia (w szczególności klęski żywiołowe, wojny, akty władzy publicznej, rozległe awarie sieci energetycznych lub telekomunikacyjnych, wielkoskalowe ataki na infrastrukturę internetową). Strona dotknięta siłą wyższą niezwłocznie zawiadamia drugą stronę. Jeżeli siła wyższa uniemożliwia świadczenie Usługi przez okres dłuższy niż 30 dni, każda ze stron może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, a opłaty za niewykorzystany okres podlegają proporcjonalnemu zwrotowi.

§15. Reklamacje i wsparcie

  1. Wsparcie techniczne jest świadczone e-mailem pod adresem [ADRES E-MAIL] w dni robocze w godzinach 8:00–16:00.
  2. Reklamacje dotyczące Usługi można składać e-mailem na adres [ADRES E-MAIL] z opisem problemu i danymi Instancji.
  3. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego reklamacja została wysłana.

§16. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiany prawa, zmiany funkcjonalne Usługi, względy bezpieczeństwa).
  2. O zmianie Klient zostanie powiadomiony e-mailem oraz w Panelu Klienta z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.
  3. Klient, który nie akceptuje zmian, może przed dniem ich wejścia w życie wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie; opłaty za niewykorzystany okres podlegają wówczas proporcjonalnemu zwrotowi. Brak wypowiedzenia oznacza akceptację zmian.

§17. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie. Sądem właściwym dla sporów jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
  2. Językiem Umowy i komunikacji jest polski; jeżeli Usługodawca udostępnia tłumaczenia Regulaminu, w razie rozbieżności pierwszeństwo ma wersja polska.
  3. Klient nie może przenieść praw i obowiązków z Umowy bez zgody Usługodawcy; Usługodawca może je przenieść na następcę prawnego lub nabywcę przedsiębiorstwa, powiadamiając Klienta.
  4. Nieważność lub bezskuteczność poszczególnych postanowień nie wpływa na pozostałą część Regulaminu; w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się postanowienie ważne najbliższe jego celowi.
  5. W razie sprzeczności dokumentów pierwszeństwo mają kolejno: indywidualna oferta zaakceptowana przez strony, Regulamin (w tym umowa powierzenia z §10), Cennik.
  6. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.
  7. Zasady przetwarzania danych osobowych, za które Usługodawca odpowiada jako administrator, opisuje Polityka Prywatności.